Privacybeleid

Privacyverklaring Subsiflow B.V.

Laatst bijgewerkt: juli 2026

Subsiflow B.V. respecteert de privacy van alle gebruikers van onze website, SaaS-applicatie en dienstverlening. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website, de SaaS-applicatie en de dienstverlening van Subsiflow B.V., voor zover Subsiflow zelf verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens. In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van een klant, fondsbeheerder, financier, gemeente, werkcentrum, opleider of andere opdrachtgever. In dat geval kan ook de privacyverklaring van die partij van toepassing zijn.

1. Contactgegevens

Subsiflow B.V.
Adres: Bogert 1, 5612 LX Eindhoven
E-mail: [email protected]
KvK-nummer: 94988536

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via [email protected].

2. Rol van Subsiflow bij de verwerking van persoonsgegevens

Subsiflow verwerkt persoonsgegevens in verschillende rollen.

Voor verwerkingen waarbij Subsiflow zelf het doel en de middelen bepaalt, is Subsiflow verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna: AVG. Dit geldt bijvoorbeeld voor verwerkingen in het kader van klantcontact, demoaanvragen, websitegebruik, commerciële communicatie, contractbeheer, facturatie, beveiliging van onze eigen systemen en verbetering van onze eigen dienstverlening.

Wanneer Subsiflow persoonsgegevens verwerkt binnen de SaaS-applicatie ten behoeve van een klant, fondsbeheerder, gemeente, werkcentrum, financier, opleider of andere opdrachtgever, kan Subsiflow optreden als verwerker in de zin van de AVG. In dat geval bepaalt de betreffende opdrachtgever het doel en de middelen van de verwerking en verwerkt Subsiflow de persoonsgegevens op basis van de afspraken met die opdrachtgever.

Voor zover Subsiflow als verwerker optreedt, worden afspraken over de verwerking van persoonsgegevens vastgelegd in een verwerkersovereenkomst met de betreffende opdrachtgever.

In sommige gevallen kan een derde partij, zoals een financier, opleider, gemeente, uitvoeringsorganisatie, werkcentrum of fondsbeheerder, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. In dat geval kan ook de privacyverklaring van die partij van toepassing zijn.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Subsiflow en het gebruik van onze website, SaaS-applicatie of dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Contact- en identificatiegegevens
zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer organisatie, functie en contactpersoon.
Burgerservicenummer
voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering, beoordeling, controle, verantwoording of wettelijke administratie van een subsidieregeling, fondsregeling of daarmee samenhangend traject, en daarvoor een specifieke wettelijke grondslag bestaat of Subsiflow dit verwerkt in opdracht van een bevoegde verwerkingsverantwoordelijke.
Account- en gebruikersgegevens
zoals gebruikersnaam, accountstatus, rol, autorisaties, organisatie, inloggegevens in beveiligde vorm, instellingen en gebruiksrechten.
Aanvraag- en subsidiegerelateerde gegevens
zoals gegevens over aanvragen, subsidieregelingen, fondsen, financieringsbronnen, aanvraagstatussen, beschikkingen, bewijsstukken, opleidingsgegevens, deelnamegegevens, verantwoordingsgegevens en communicatie over aanvragen.
Financiële en administratieve gegevens
zoals factuurgegevens, betaalgegevens, subsidiebedragen, kosten, offertes, contractgegevens en gegevens die nodig zijn voor financiële administratie of verantwoording.
Opleidings- en ontwikkelgegevens
zoals gekozen opleidingen, trainingen, leertrajecten, opleiders, start- en einddata, deelname, afronding en eventuele bewijsstukken.
Gegevens over werk, loopbaan of achtergrond
voor zover deze nodig zijn voor subsidie- of fondsbeheer, zoals werkervaring, arbeidsmarktpositie, sector, opleiding, ontwikkelbehoefte of andere gegevens die relevant zijn voor de betreffende regeling of dienstverlening.
Communicatiegegevens
zoals e-mails, berichten, formulierinzendingen, notities, gespreksverslagen en overige correspondentie.
Technische en loggegevens
zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, datum en tijdstip van gebruik, foutmeldingen, beveiligingslogs en gegevens over het gebruik van de applicatie.
Marketing- en toestemmingsgegevens
zoals aanmelding voor nieuwsbrieven, voorkeuren, toestemming en afmeldingen.

Subsiflow verwerkt bijzondere persoonsgegevens of gevoelige gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is, wettelijk is toegestaan en passende waarborgen zijn getroffen. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om gegevens die voortvloeien uit een specifieke subsidieregeling, wettelijke verplichting of opdracht van een bevoegde opdrachtgever.

Subsiflow verwerkt het burgerservicenummer alleen indien en voor zover daarvoor een specifieke wettelijke grondslag bestaat of wanneer Subsiflow dit verwerkt in opdracht van een bevoegde
verwerkingsverantwoordelijke die daarvoor een wettelijke grondslag heeft. Als het burgerservicenummer niet noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening of regeling, verwerken wij het burgerservicenummer niet.

4. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen persoonsgegevens op de volgende manieren:

wanneer u gegevens invoert in onze SaaS-applicatie, bijvoorbeeld bij registratie, accountbeheer, subsidieaanvragen, fondsbeheer, opleidingsaanvragen of verantwoordingsprocessen;
wanneer u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, formulieren, demoaanvragen of andere communicatiekanalen;
wanneer een klant, fondsbeheerder, financier, opleider, gemeente, werkcentrum, uitvoeringsorganisatie of andere aangesloten partij gegevens aanlevert in het kader van subsidie- of fondsbeheer;
wanneer gegevens ontstaan door het gebruik van onze applicatie, zoals loggegevens, statusinformatie, autorisaties en gebruiksgegevens;
wanneer wij gegevens ontvangen van dienstverleners of derden die betrokken zijn bij de uitvoering van onze dienstverlening, voor zover dit rechtmatig is.

5. Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Doel: leveren van de SaaSapplicatie
Voorbeelden van verwerking: accountbeheer, toegang, rollen, autorisaties, ondersteuning en technische werking
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang
Doel: fonds- en subsidiebeheer
Voorbeelden van verwerking: aanvragen registreren, beoordelen, beheren, volgen, rapporteren en verantwoorden, waaronder waar noodzakelijk het verwerken van identificatiegegevens zoals het burgerservicenummer
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang
Doel: ondersteunen van aanvragers of deelnemers
Voorbeelden van verwerking: informeren over regelingen, financieringsbronnen, opleidingen of ondersteuning
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang of toestemming
Doel: geautomatiseerde subsidiecheck of matching
Voorbeelden van verwerking: vergelijken van gegevens met vooraf ingestelde criteria voor regelingen, fondsen of opleidingsmogelijkheden
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang
Doel: communicatie en klantcontact
Voorbeelden van verwerking: beantwoorden van vragen, demoaanvragen, support en relatiebeheer
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of gerechtvaardigd belang
Doel: administratie en facturatie
Voorbeelden van verwerking: offertes, contracten, facturen, betalingen en financiële administratie
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting
Doel: beveiliging en misbruikpreventie
Voorbeelden van verwerking: logging, toegangscontrole, monitoring en incidentonderzoek
Grondslag: gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting
Doel: verbetering van dienstverlening
Voorbeelden van verwerking: analyse van gebruik, foutopsporing en verbetering van functionaliteiten
Grondslag: gerechtvaardigd belang
Doel: marketing en nieuwsbrieven
Voorbeelden van verwerking: verzenden van commerciële of informatieve berichten
Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de situatie
Doel: voldoen aan wettelijke verplichtingen
Voorbeelden van verwerking: fiscale bewaarplicht, verantwoordingsplichten, subsidieverplichtingen en verzoeken van bevoegde instanties
Grondslag: wettelijke verplichting

Wanneer Subsiflow persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens een opdrachtgever, bepaalt de opdrachtgever de doeleinden en grondslagen van de verwerking. Subsiflow verwerkt de persoonsgegevens dan volgens de afspraken met de opdrachtgever.

Wanneer wij gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, wegen wij ons belang af tegen de privacybelangen van de betrokkenen. Ons gerechtvaardigd belang kan onder meer bestaan uit beveiliging van onze applicatie, verbetering van onze dienstverlening, relatiebeheer, fraudepreventie en efficiënte uitvoering van subsidie- en fondsprocessen.

6. Geautomatiseerde subsidiecheck, matching en profilering

Subsiflow kan persoonsgegevens gebruiken om te beoordelen of een aanvrager, deelnemer of organisatie mogelijk in aanmerking komt voor bepaalde subsidies, fondsen, financieringsbronnen, opleidingen of ondersteuning.

Daarbij kunnen gegevens worden vergeleken met vooraf ingestelde criteria, zoals voorwaarden van een regeling, doelgroepkenmerken, opleidingsgegevens, regio, sector, beschikbaar budget, aanvraagstatus of andere relevante gegevens.

De uitkomst van een subsidiecheck, matching of suggestie is in beginsel ondersteunend en informatief. Deze uitkomst vormt geen definitief besluit over toekenning, afwijzing, toelating of uitbetaling, tenzij dit uitdrukkelijk anders is ingericht door de verantwoordelijke opdrachtgever of bevoegde instantie.

Besluiten over toekenning, afwijzing, betaling of deelname worden genomen door de daarvoor verantwoordelijke partij, zoals een fondsbeheerder, financier, opdrachtgever, gemeente, opleider of andere bevoegde organisatie.

Als sprake is van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming waaraan voor een betrokkene rechtsgevolgen zijn verbonden of die hem of haar anderszins in aanmerkelijke mate treft, wordt dit afzonderlijk kenbaar gemaakt en worden passende waarborgen geboden, zoals het recht op menselijke tussenkomst, het geven van een zienswijze en het betwisten van het besluit.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, voor de uitvoering van een overeenkomst, voor de naleving van wettelijke verplichtingen of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:

klanten, opdrachtgevers, fondsbeheerders, financiers of uitvoeringsorganisaties;
gemeenten, regio’s, werkcentra, overheidsinstanties of andere publieke partijen die betrokken zijn bij subsidie- of fondsprocessen;
opleiders, trainingsaanbieders of andere uitvoerende partijen wanneer dit nodig is voor aanmelding, uitvoering, verantwoording of betaling;
hostingproviders, IT-leveranciers, softwareleveranciers, e-maildiensten, supportpartijen en andere technische dienstverleners;
betaalproviders, accountants, administrateurs, juridisch adviseurs of andere professionele dienstverleners;
toezichthouders of bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die persoonsgegevens namens Subsiflow verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wanneer een derde partij zelfstandig het doel en de middelen van de verwerking bepaalt, is die derde partij zelf verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval kan ook de privacyverklaring van die partij van toepassing zijn.

Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.

Persoonsgegevens worden niet gedeeld buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij daarvoor een passend beschermingsniveau bestaat of passende waarborgen zijn getroffen, zoals standaardcontractbepalingen of een ander wettelijk toegestaan doorgiftemechanisme. Op verzoek verstrekken wij nadere informatie over deze waarborgen, voor zover wij daartoe verplicht zijn.

Het burgerservicenummer wordt alleen gedeeld met partijen die dit nodig hebben voor de uitvoering, controle, verantwoording of wettelijke administratie van de betreffende regeling en die het burgerservicenummer daarvoor op grond van wet- en regelgeving of hun rol als bevoegde verwerkingsverantwoordelijke mogen ontvangen.

8. Opslag en beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en ongeoorloofde verstrekking.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

toegangscontrole en autorisatiebeheer;
beveiligde verbindingen;
logging en monitoring van toegang tot de applicatie;
encryptie of andere passende beveiligingstechnieken waar dat passend is;
back-ups en herstelmaatregelen;
beveiliging van accounts en inloggegevens;
afspraken met leveranciers en verwerkers;
interne procedures voor datalekken en beveiligingsincidenten.

Persoonsgegevens worden waar mogelijk opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte. Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dit alleen met passende waarborgen.

In geval van een datalek handelen wij conform de AVG. Wanneer dat wettelijk verplicht is, melden wij het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan de betrokkenen

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Gegevenscategorie: contactformulier, demoaanvragen en algemene vragen
Bewaartermijn: maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij langer bewaren nodig is voor opvolging of bewijs
Gegevenscategorie: klant-, contract- en accountgegevens
Bewaartermijn: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang dit nodig is voor administratie, bewijs of wettelijke verplichtingen
Gegevenscategorie: factuur- en financiële administratie
Bewaartermijn: 7 jaar, voor zover fiscale bewaarplichten gelden
Gegevenscategorie: subsidie-, fonds- en aanvraaggegevens
Bewaartermijn: zolang dit nodig is voor uitvoering, controle, verantwoording, bezwaar, audit of wettelijke/subsidierechtelijke bewaarplichten
Gegevenscategorie: opleidings- en deelnamegegevens
Bewaartermijn: zolang dit nodig is voor uitvoering, bewijs, verantwoording of wettelijke subsidierechtelijke bewaarplichten
Gegevenscategorie: platformlogs en beveiligingslogs
Bewaartermijn: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij langer bewaren nodig is voor beveiliging, incidentonderzoek of juridische procedures
Gegevenscategorie: marketinggegevens en nieuwsbriefinschrijvingen
Bewaartermijn: zolang de betrokkene is ingeschreven of totdat toestemming wordt ingetrokken of bezwaar wordt gemaakt
Gegevenscategorie: bewijs van toestemming of afmelding
Bewaartermijn: zolang dit nodig is om toestemming, intrekking of bezwaar aan te tonen
Gegevenscategorie: gegevens die wij als verwerker verwerken
Bewaartermijn: volgens de afspraken met de betreffende opdrachtgever

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

10. Uw rechten als betrokkene

U heeft onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie heeft u de volgende rechten:

recht op inzage: u kunt vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
recht op rectificatie: u kunt vragen om onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren;
recht op verwijdering: u kunt vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen, tenzij wij deze nog moeten bewaren;
recht op beperking van de verwerking: u kunt vragen om de verwerking tijdelijk te beperken;
recht op dataportabiliteit: u kunt vragen om gegevens die u zelf heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen;
recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die plaatsvinden op basis van gerechtvaardigd belang;
recht om toestemming in te trekken: wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die toestemming altijd intrekken

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die hebben plaatsgevonden voordat de toestemming werd ingetrokken.

Sommige persoonsgegevens zijn nodig om onze diensten te kunnen leveren, een account aan te maken, een aanvraag te behandelen, een subsidie- of fondsproces uit te voeren of aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Als u deze gegevens niet verstrekt, kan dit betekenen dat wij of de betreffende opdrachtgever de gevraagde dienst niet of niet volledig kunnen leveren, een aanvraag niet kunnen behandelen of geen toegang tot bepaalde functionaliteiten kunnen geven.

Als wij persoonsgegevens verwerken als verwerker namens een opdrachtgever, kan het zijn dat wij uw verzoek doorsturen naar of afstemmen met de betreffende opdrachtgever. Die opdrachtgever is dan verantwoordelijk voor de inhoudelijke behandeling van het verzoek.

Wilt u gebruikmaken van uw rechten? Neem dan contact met ons op via [email protected]. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Bij complexe verzoeken of meerdere verzoeken kan deze termijn worden verlengd met twee maanden. In dat geval informeren wij u daarover.

Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren voordat wij uw verzoek behandelen.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website en applicatie kunnen gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Wij gebruiken noodzakelijke cookies om de website en applicatie goed en veilig te laten werken.

Daarnaast kunnen wij analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en dienstverlening. Voor zover analytische cookies geen of slechts geringe gevolgen hebben voor de privacy, kan hiervoor geen toestemming nodig zijn. Voor niet-noodzakelijke cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming.

Meer informatie over de cookies die wij gebruiken, de doeleinden daarvan en het wijzigen van voorkeuren staat in ons cookiebeleid.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, verwerkingen, wetgeving of interne procedures veranderen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.

Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar passend via de website, per e-mail, via de applicatie of op een andere passende manier.

13. Vragen

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via [email protected].

Wanneer uw vraag betrekking heeft op een verwerking waarvoor een klant, fondsbeheerder, gemeente, werkcentrum, financier, opleider of andere opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen wij u verwijzen naar die partij of uw verzoek aan die partij doorgeven.