Privacyverklaring Subsiflow B.V.

Laatst bijgewerkt: september 2025

Subsiflow B.V. respecteert de privacy van alle gebruikers van onze SaaS-applicatie en website. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Deze verklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere relevante wetgeving. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

1. Contactgegevens

Subsiflow B.V.

Adres: Bogert 1, 5612 LX Eindhoven E-mail: [email protected]

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1.    Wij verwerken verschillende persoonsgegevens om onze diensten te kunnen leveren. Dit omvat onder meer:

·       Identificatiegegevens: naam, adres, geboortedatum, geslacht, etc.

·       Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer.

·       Financiële gegevens: subsidiegerelateerde informatie.

·       Overige gegevens: informatie over opleidingen, werkervaring of andere relevante details die nodig zijn voor fondsmanagement en subsidiebeheer.

2.2.    Wij verzamelen geen locatiegegevens of andere niet-essentiële gegevens. De persoonsgegevens worden uitsluitend verzameld indien deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten.

3. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld via:

·       Directe invoer door gebruikers in onze SaaS-applicatie (bijv. bij registratie, aanvragen of beheer van subsidies en fondsen).

·       Informatie die u vrijwillig met ons deelt via e-mail, formulieren of andere communicatiekanalen.

·       Gegevens die wij ontvangen van aangesloten partijen in het kader van subsidie- en fondsbeheer.

4. Doeleinden en grondslagen van de verwerking

4.1.    Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden, op basis van de daarbij genoemde grondslagen:

 | Doel | Grondslag
| Leveren van de SaaS-applicatie voor fondsmanagement en subsidiebeheer, inclusief het matchen van gebruikers met financieringsbronnen. | Uitvoering van de overeenkomst
| Uitvoeren van de werkzaamheden, zoals adviseren over subsidies en het beheren van fondsen. | Uitvoering van de overeenkomst
| Het bieden van dienstverlening aan burgers, bijvoorbeeld door het aanbieden van financieringsbronnen of ondersteuning bij bijvoorbeeld opleidingen. | Uitvoering van de overeenkomst Gerechtvaardigd belang
| Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder eisen van overheden op lokaal, regionaal, nationaal en Europees niveau met betrekking tot subsidiebeheer en data-opslag. | Wettelijke verplichting
| Gebruik van gegevens voor marketingdoeleinden | (Expliciete) toestemming

4.2.    De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op een of meer van de volgende rechtsgrondslagen uit de AVG:

·       Uitvoering van een overeenkomst: Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de levering van onze diensten (bijv. subsidiebeheer).

·       Wettelijke verplichting: Om te voldoen aan eisen van overheden inzake data-opslag en subsidiebeheer.

·       Toestemming: Voor specifieke verwerkingen waarvoor u expliciet akkoord heeft gegeven (bijv. delen met opleiders).

·       Gerechtvaardigd belang: Voor het optimaliseren van onze dienstverlening en het delen met aangesloten partijen om de beste resultaten te bereiken.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

5.1.    Om onze diensten optimaal te kunnen leveren, delen wij persoonsgegevens met aangesloten partijen. Dit omvat:

·       Financiers achter de applicatie, voor het beoordelen en toekennen van subsidies of fondsen.

·       Opleiders, indien een gebruiker zich aanmeldt voor een opleiding of training in het kader van subsidiebeheer.

·       Andere relevante partijen binnen het initiatief, zoals overheidsinstanties of partners in subsidieprocessen.

5.2.    Delen gebeurt uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten en in overeenstemming met de AVG. Wij sluiten verwerkersovereenkomsten af met derden om de

bescherming van uw gegevens te waarborgen. Persoonsgegevens worden niet gedeeld buiten de EU/EER tenzij adequate beschermingsmaatregelen zijn getroffen (bijv. via

standaardcontractbepalingen).

6. Opslag en beveiliging van persoonsgegevens

6.1.    Persoonsgegevens worden opgeslagen op beveiligde servers binnen de EU, in overeenstemming met de specifieke eisen voor data-opslag bij subsidies (zoals vastgelegd in relevante overheidsvoorschriften op lokaal, regionaal, nationaal en Europees niveau). 

6.2.    Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of diefstal, waaronder:

·       Encryptie van gegevens.

·       Toegangscontroles en authenticatie.

6.3.    In geval van een datalek zullen wij dit melden conform de wettelijke eisen.

7. Bewaartermijnen

7.1.    Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. 

7.2.    Specifieke bewaartermijnen zijn gebaseerd op wettelijke eisen voor subsidie- en fondsbeheer, die kunnen variëren van enkele jaren tot langer (bijv. 7-10 jaar voor fiscale of

subsidiegerelateerde documenten). 

7.3.     Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

8. Uw rechten als betrokkene

8.1.    U heeft onder de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

·       Recht op inzage: U kunt een overzicht opvragen van de gegevens die wij van u verwerken.

·       Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.

·       Recht op verwijdering ('recht om vergeten te worden'): U kunt verzoeken om verwijdering, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren.

·       Recht op beperking van de verwerking: In bepaalde gevallen kunt u de verwerking tijdelijk laten beperken.

·       Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens opvragen in een gestructureerd formaat.

·       Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

·       Recht om toestemming in te trekken: U kunt uw toestemming weer intrekken. 

8.2.    Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de bovengenoemde

contactgegevens. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Bij complexe verzoeken kan dit worden verlengd tot drie maanden.

8.3.    U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

(www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) indien u van mening bent dat wij uw privacyrechten schenden.

9.    Cookies en trackingtechnologieën

Onze website gebruikt functionele cookies voor een optimale werking. Voor analytische cookies vragen wij uw toestemming.

10.  Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u via e-mail of een melding op de website. Raadpleeg deze verklaring regelmatig voor updates.

11.  Vragen?

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem gerust contact met ons op via de bovengenoemde contactgegevens.